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| Descripción | Cant. | Precio unitario | Total | ✕ |
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Facturar correctamente en Quebec
Emitir una factura conforme es una exigencia tanto fiscal como comercial para toda empresa quebequense: Revenu Québec y la Agencia de Ingresos de Canadá (ARC) imponen menciones obligatorias, reglas de cálculo del GST y del QST, umbrales de inscripción y períodos de conservación. Esta guía reúne lo esencial para producir facturas y recibos en regla, desde la pyme hasta el trabajador autónomo.
Exigencias de Revenu Québec para una factura conforme
Para que una factura sea aceptada por Revenu Québec y permita a su cliente obtener el crédito fiscal (CTI / RTI), debe incluir un conjunto de menciones obligatorias. Aquí la lista mínima:
- Número de factura único — cada factura debe tener un número que no se repita, en una secuencia continua o estructurada por cliente.
- Fecha de emisión — fecha en la que se emite la factura (no necesariamente la de entrega).
- Identidad del vendedor — nombre legal de la empresa (o nombre comercial registrado), dirección completa, correo o teléfono.
- Números de registro GST y QST — por ejemplo 123456789 RT0001 para GST y 1234567890 TQ0001 para QST — sin esos números, el cliente no puede reclamar sus créditos.
- Nombre del comprador — para facturas de más de 150 $, la ley exige identificar al cliente.
- Descripción precisa de bienes o servicios — cantidad, unidad, precio unitario; lo vago no basta.
- Importe sin impuestos (subtotal), GST y QST detallados por separado, e importe total a pagar.
Para facturas inferiores a 30 $, algunas menciones pueden simplificarse (subtotal y impuestos pueden indicarse globalmente con la mención "impuestos incluidos"), pero incluir todo lo anterior sigue siendo la práctica segura. El calculador Calculix genera automáticamente una presentación imprimible conforme.
GST y QST — cómo calcularlos correctamente
En Quebec, se añaden dos impuestos al precio de la mayoría de bienes y servicios:
- GST (impuesto sobre bienes y servicios) — federal, tasa del 5 %.
- QST (impuesto de venta de Quebec) — provincial, tasa del 9,975 %.
Desde 2013, el QST se calcula sobre el subtotal antes de impuestos, ya no sobre el importe con GST. Los dos impuestos son por tanto paralelos:
GST = subtotal × 0,05
QST = subtotal × 0,09975
Total = subtotal × 1,14975
Ejemplo directo (impuestos añadidos):
Subtotal: 200,00 $
GST (5 %): 200 × 0,05 = 10,00 $
QST (9,975 %): 200 × 0,09975 = 19,95 $
Total: 200 + 10 + 19,95 = 229,95 $.
Ejemplo inverso (impuestos incluidos):
Total pagado: 229,95 $.
Subtotal = 229,95 ÷ 1,14975 = 200,00 $.
GST = 200 × 0,05 = 10,00 $ ; QST = 200 × 0,09975 = 19,95 $.
Cuando un comerciante indica "impuestos incluidos" (por ejemplo un café a 5,00 $), debe poder reconstruir el subtotal y los dos impuestos para sus declaraciones GST/QST. Conservar facturas o registros donde esos componentes sean visibles le evitará ajustes durante una auditoría.
¿Cuándo hay que inscribirse al GST/QST?
La regla del pequeño proveedor exime a las empresas cuyos ingresos mundiales gravables, calculados sobre 4 trimestres consecutivos, no superen los 30 000 $. Mientras se permanezca por debajo de ese umbral, la inscripción es facultativa. En cuanto los ingresos crucen los 30 000 $, dispone de 30 días como máximo a partir del final del trimestre en que se alcanzó el umbral para inscribirse.
La inscripción se realiza ante Revenu Québec para ambos impuestos (la provincia administra el GST en Quebec). Se obtiene:
- Un número de empresa (NE) de 9 dígitos, seguido de un sufijo: RT0001 identifica la cuenta GST, TQ0001 la cuenta QST.
- Una frecuencia de declaración (mensual, trimestral o anual) determinada por los ingresos anuales.
- Una fecha de efecto — la inscripción suele ser retroactiva al día en que se cruzó el umbral.
Algunos sectores exigen la inscripción desde el primer dólar: taxis y plataformas tipo VTC, alquileres a corto plazo, venta de tabaco y combustibles. A la inversa, los suministros con tasa cero (alimentos básicos, medicamentos con receta) entran en el cálculo del umbral pero no generan impuesto a cobrar. Inscribirse voluntariamente antes de los 30 000 $ puede ser ventajoso: se recupera el GST/QST sobre las compras de negocio (CTI/RTI), sobre todo al inicio de la actividad.
Conservación de documentos y recibos
Revenu Québec y la ARC exigen que los documentos y comprobantes relacionados con su actividad se conserven durante 6 años a partir del fin del año fiscal correspondiente. Esto incluye facturas emitidas, facturas recibidas, recibos, extractos bancarios, contratos, hojas de tiempo, inventarios y registros contables.
Se acepta el formato papel o electrónico, siempre que los archivos sean legibles, íntegros y accesibles para un auditor. Si digitaliza, el original en papel puede destruirse siempre que la copia digital sea fiel, conservada con procedimientos confiables y consultable en cualquier momento.
Para que un recibo dé derecho a una deducción de negocio (comidas, desplazamientos, suministros, etc.), debe incluir: fecha, nombre del proveedor, descripción de bienes o servicios, importe pagado e idealmente impuestos desglosados. Un simple ticket de tarjeta no suele ser suficiente — se necesita el ticket detallado. Para gastos de representación, anote también el motivo y las personas presentes.
Los gastos de vehículo requieren un registro de desplazamientos (fecha, destino, motivo, km recorridos) llevado de forma continua, además de los recibos de combustible y mantenimiento. Una hoja Excel o una aplicación móvil son válidas si se mantienen con rigor.
Preguntas frecuentes
Como trabajador autónomo, ¿debo facturar los impuestos?
Mientras sus ingresos por servicios gravables se mantengan por debajo de 30 000 $ en 4 trimestres consecutivos, no. Por encima, debe inscribirse en 30 días y cobrar GST y QST a sus clientes. Muchos autónomos eligen, sin embargo, inscribirse desde el inicio para recuperar los impuestos pagados en sus compras de negocio.
¿Cuál es la diferencia entre factura y recibo?
La factura es el documento emitido por el vendedor que detalla los bienes o servicios e indica un importe a pagar (a menudo a crédito). El recibo es la prueba de que un pago se realizó. En venta al contado inmediata, un mismo documento puede cumplir ambas funciones; en ventas a crédito, primero se emite la factura y luego el recibo al pagar.
¿Hace falta una firma en la factura?
No. No se requiere firma para que una factura sea conforme a Revenu Québec o la ARC. Una firma puede ser útil en ciertos contextos comerciales (prueba de recepción, aceptación de presupuesto).
¿Cuál es la sanción por una factura no conforme?
Para el cliente, la ausencia del número GST o QST conlleva el rechazo del crédito (CTI/RTI) reclamado. Para el proveedor, la omisión repetida de elementos obligatorios puede acarrear multas administrativas, intereses sobre impuestos no recaudados y, en caso de fraude, sanciones penales. La mejor protección: usar una plantilla conforme y respetarla sin excepción.
¿Puedo usar una sola numeración para todas mis facturas?
Sí. Una secuencia única y continua (ej.: 2026-001, 2026-002, …) es perfectamente válida e incluso recomendada. Los "vacíos" en la numeración suelen llamar la atención de los auditores; conserve las facturas anuladas con la mención "ANULADA" en lugar de saltar el número.